Oryantasyon Nedir? Oryantasyon Eğitimi Nasıl Hazırlanmalı?

Adını birçok kez duysanız da anlamını hala bilmiyor olabilirsiniz. Fakat oryantasyon en temel ihtiyaçlarımızdan biridir. Eğer bulunduğumuz yer hakkında fikrimiz yoksa rahatsız hisseder ve son derece stresli oluruz.

Bu yalnızca kişisel yaşantımız için geçerli değildir. İlk kez gideceğimiz bir iş yerinde de aynı duyguları hissedebiliriz. Bu nedenle, yeni işe başlayanlar için oryantasyon eğitimi süreci çok önemlidir.

Peki, oryantasyon ne demek? İyi bir eğitim süreci nasıl planlanır?

Oryantasyon Ne Demek?

Bir kişiye veya birilerine kılavuzluk etmek, onları mevcut koşulları tanımaları için yönlendirmek oryantasyon olarak adlandırılır. İşe yeni başlayanlara ve herhangi bir okula yeni kayıt yaptıran öğrencilere uygulanır.

Sürecin içeriği, kime ve hangi amaca uygun yapıldığına bağlı olarak değişir. Kimi kurumlar ufak çaplı bir programla yetinirken kimi kurumlar bu süreci günlere yayabilir.

Oryantasyon Eğitimi Türleri

Çalışanın yeteneklerine ve dahil oldukları görevin türüne bağlı olarak gelişen farklı oryantasyon eğitimi seçenekleri vardır. Bu eğitimler şunları içerir:

• Güvenlik prosedürleri için bilgilendirme ve uygulama örnekleri,
• Yazılım becerileri veya teknik beceriler için öğrenme programları,
• Yönetici veya ekip liderleriyle geri bildirim sağlamak amacıyla toplantı düzenleme,
• Çalışanlar için etkileşim kurabilecekleri mentörlük sistemi,
• Makine ve ekipmanların kullanımını uygulamaları olarak gösterme,
• Resmi belgeli kurslar.

Oryantasyon Neden Önemlidir?

Oryantasyon, özellikle işe alım sürecinin önemli bir parçasıdır. Çünkü yöneticiye yapması gereken görevler için zaman tanırken, aynı zamanda çalışanın kusursuz bir deneyim yaşamasını sağlar.

Yeni bir işe başlamak, uzun süredir çalışan kişiler için bile korkunç olabilir. Oryantasyon, yeni bir işe başlamanın yaratmış olduğu stres seviyesini düşürür ve çalışanın yeni ortama alışmasına yardımcı olur.

Ayrıca yetenekli kişileri elinizde tutmaya yardımcı olur. Geçmiş yıllarda yüksek maaş teklifi genç yetenekler için yeterli oluyordu. Ancak yıllar içinde bu anlayış önemli ölçüde değişti.

Artık çalışan adayına sunulacak avantajlar ve ek haklar yüksek maaştan çok daha önemli hale geldi. Siz de oryantasyonda bunlardan bahsederek ve en önemlisi bunun gerçekleşeceğini hissettirerek çalışan bağlılığı yaratabilirsiniz. Bu sayede çalışanlarınızı elinizde tutabilirsiniz.

Oryantasyon Sürecinin Amacı Nedir?

Çalışan oryantasyonu, yeni çalışanlara kurumu tanıtan bir süreçtir. Genellikle insan kaynakları departmanı tarafından yürütülür. Çalışan oryantasyonu sırasında, yeni işe alınan kişilere şirketin işleyiş prosedürleri hakkında bilgiler verilir. Eğer kişi teknik bilgi gerektiren bir pozisyonda çalışacaksa uygulamalı eğitim de verilebilir.

Bu süreç, aynı zamanda önemli yöneticilerle tanışmayı ve iş yeri turlarını da içerebilir. Kişi daha ilk günden etkileşim kurarak aklındaki sorulara yanıt bulurken, yönetici ise beklentilerini daha net bir şekilde ifade edebilir.

Oryantasyon Eğitimi Nedir?

Oryantasyon eğitimi, işe yeni başlayan çalışanın şirkete uyum sağlayabilmesi için düzenlenen bir eğitim programıdır. Bu eğitim sayesinde çalışanlar kurum kültürünü yakından tanımaya başlar ve kolaylıkla ortama ayak uydurur.

Yöneticileri veya ekip liderlerini daha iyi tanıma fırsatı bulurlar. Böylelikle firmanın beklentileri hakkında daha net fikirler edinebilirler. Bunların haricinde, çalışanlar, hem yeni görevlerine hem de iş yeri arkadaşlarına daha çabuk adapte olurlar. Bu da yüksek verimli bir çalışmanın temelini oluşturur.

Oryantasyon Eğitiminde Ne Yapılır?

Oryantasyon eğitimi temel olarak genel oryantasyon, işe odaklı oryantasyon ve departman odaklı oryantasyon olmak üzere üç ana başlık altında toplanmıştır. Her birinin uygulamaları ve amacı birbirinden farklıdır.

• Genel Oryantasyon: Çalışana şirketin misyonu, vizyonu ve fiziki yapısı hakkında bilgiler verilir. Özlük hakları ve sosyal haklar gibi sunulacak imkanlar detaylı bir şekilde aktarılır.
• Departman Odaklı Oryantasyon: Burada yalnızca bölüm hakkında bilgiler verilir. Bölümün genel işleyişi ve ekip üyeleri açıklanır.
• İşe Yönelik Oryantasyon: Çalışanın yapacağı görevle ilgili yükümlülükleri anlatılır. Şirketin çalışandan beklentileri ve hangi kaynaklardan yararlanabileceği detaylı bir şekilde aktarılır. Departman içinde yer alan arkadaşlarla tanışma gerçekleştirilir. Hangi üyenin hangi görevde yer aldığı bütün ayrıntılarıyla ele alınır.

Kurumsal Şirketlerde Oryantasyon Nasıl Olur?

Oryantasyon, çalışanın iş süreçlerine dahil olması anlamına gelir. Bunu gerçekleştirmek her zaman kolay değildir. İzlenmesi gereken bazı önemli adımlar vardır.

Öncelikle, çalışanın şirketten beklentileri dinlenmeli ve ardından şirketin çalışandan beklentileri öğrenilmelidir. İkinci adım olarak ise karşılıklı konuşulan beklentiler üzerinde mutabakata varılmalıdır.

Temel adımlardan sonra sırasıyla şunlar gerçekleştirilir:

• Şirketin Tanıtımı: Şirketin kuruluş amacı ve tarihçesinden bahsedilir. Organizasyon yapısı ve yönetim kadrosu hakkında detaylı bilgiler verilir. Hangi ürün veya hizmetlerin çalışana sağlandığı konuşulur. Çalışanın şirket hakkındaki soruları yanıtlanır.
• Çalışan Haklarının Açıklanması: Alınacak toplam maaş, ödeme şekli ve günü, resmi tatiller, çalışma ve mola saatleri, sigorta bilgileri çalışana aktarılır. Sosyal haklar ve özlük hakları hakkında ayrıntılı bilgiler verilir.
• Giriş: Çalışan ilk olarak departman yöneticisi ve ekip arkadaşları ile tanıştırılır. Sonra insan kaynakları departmanında yer alan personelle ve ustabaşı gibi alt kademe yöneticilerle tanışma gerçekleştirilir.
• İş İçin Gerekli Bilgilerin Verilmesi: Kişinin çalışacağı alan kullanılabilir hale getirilir. Personelin kurumsal kimlik kartı oluşturulur ve kullanılıyorsa kurumsal e-posta hesabı açılır. İş tanımı aktarılır ve çalışanın sorumlu olacağı görevler açıkça belirtilir.

Oryantasyon Sürecinin Faydaları

Başarıyla uygulanmış oryantasyon programının birçok faydası vardır:

• Stres ve Kaygı Düzeyini Azaltır: İşe yeni başlayan kişi son derece streslidir. Kendini ilk iş günü için ne kadar iyi hazırlarsa hazırlasın mutlaka ilk günleri kaygılı geçecektir. Oryantasyon süreci ise stresi azaltmaya yardımcı olabilir.
• Kurum Bağlılığını Artırır: Firmaya adım attığı andan itibaren hoş karşılanan bir çalışan, orada kalmak için daha fazla can atacaktır. Bunun çalışan motivasyonu açısından da faydası büyüktür. Zira şirketin kendisine ihtiyacı olduğunu düşünen kişinin aklında, ilk andan itibaren kuruma karşı olumlu düşünceler oluşacaktır.
• Kârı Maksimize Eder: Kâr seviyesinin yükselmesi, ilk iki faydanın sonucu niteliğinde diyebiliriz. İlk iki adımın istikrarlı ve doğru bir şekilde uygulanması ile birlikte turnover rate oranının ideal seviyeye gelmesi de mümkün hale gelir.

İnsan Kaynakları Biriminin Oryantasyon Sürecindeki Önemi

Oryantasyon süreci doğru kişiler tarafından uygulandığında başarılı olur. Bunu en iyi yapabilecek kişiler insan kaynakları uzmanlarıdır. Bu kişiler, her çalışandan aynı derecede sorumludur. Vergi bilgileri, sigortaya dahil edilmeleri, sosyal haklar ve daha birçok şey insan kaynakları birimi tarafından düzenlenir ve takip edilir.

Yeni çalışan kuruma ilk kez geldiği için doğal olarak herkese ve her şeye yabancılık hisseder. Neyin nerede olduğunu, kimin nerede bulunduğunu bilemez. İnsan kaynakları uzmanı ise bu aşamada çalışana çeşitli konularda yardımcı olarak iyi hissetmesini sağlar.

Sorularını yanıtlar, şirket formlarını doldurur ve onu diğer ekip üyeleriyle tanıştırır. Başlangıç sürecinde çalışanın sıkıntı yaşamaması için çaba gösterir. Çünkü bütün bunları yapmak, yeni işe başlamanın beraberinde getirdiği stresin yumuşatılmasına yardımcı olur.

Oryantasyon Eğitimi Nasıl Hazırlanmalı?

Oryantasyon eğitimi hazırlanırken şirket kültürü ve çalışanın hangi departmanda yer alacağı dikkate alınır. Bu dikkat doğrultusunda aşağıdaki eğitim programlarından biri tercih edilir;

• Temel oryantasyon
• Mesleki oryantasyon

1. Temel Oryantasyon

Firma hakkında detaylı bilgiler verilir. Kurulduğu ilk günden itibaren neler yapıldığı ve hangi hedeflere ulaşıldığı anlatılır. Bu süreç boyunca;

• Şirketin misyonu,
• Yöneticilerin isimleri ve görevleri,
• Departmanlar,
• Hizmetler veya üretim süreçleri,
• Politikalar,
• Şirketin gelecek dönem hedefleri yeni personele detaylı bir şekilde anlatılır.

2. Mesleki Oryantasyon

Görev ve departman gerekliliklerinin detaylı anlatıldığı süreçtir. Temel amaç çalışanın işe uyum sürecine hız kazandırmaktır. İnsan kaynakları uzmanlarının ve departman yöneticisinin rol aldığı mesleki oryantasyonda şunlara yer verilir:

• Şirketin misyon ve vizyonu hakkında genel bilgilendirme,
• Şirket prosedürleri ve çalışanın sosyal hakları,
• Çalışanın işe başlayacağı alanın hazırlanması,
• Ekiple tanışma toplantısı,
• Sürecin tamamlanması ve iki yönlü olarak değerlendirilmesi.

Oryantasyon Eğitimi Örneği

Başarılı bir oryantasyon eğitimi çeşitli aşamalardan geçer. Bu aşamaların sağlıklı bir şekilde tamamlanması, hem şirket hem de çalışan için kritik öneme sahiptir. Verimli geçen bir oryantasyon eğitimi örneğini inceleyerek kendinize yeni bir plan hazırlayabilirsiniz. İşte, şirketinizde uygulayabileceğiniz bir oryantasyon örneği:

• Yeni gelen çalışanınızı içtenlikle karşılayın.
• Günün gündemi hakkında kısa sohbet edin.
• Şirketin misyonundan ve vizyonundan genel olarak bahsedin.
• Çalışandan beklentilerinizi anlatın ve ona sizden beklediklerini sorun.
• Çalışana ofisi gezdirin ve aynı zamanda ofis aletlerinin nasıl çalıştığını anlatın.
• İş arkadaşlarınızla ve ekip arkadaşlarınızla tanışma toplantısı düzenleyin.

Eğer oryantasyon sürecinde kurumsal bir psikolojik danışmana ihtiyaç duyarsanız bizimle iletişime geçebilirsiniz. HiDoctor olarak, bünyemizde bulunan deneyimli uzmanlarımızla hep sizin yanınızdayız!