Kurum İçi İletişim Nedir? İşlevleri Nelerdir?

Farklı karakterleri ve sorumlulukları olan onlarca kişi arasında başarılı bir bilgi alışverişi sağlamak oldukça zordur. Bunun nedeni, eski usul etkileşim stratejilerinin günümüzde geçerliliğini yitirmiş olmasıdır.

Çalışanları ilgilendiren konuların sadece yönetim odasında konuşulduğu günler geride kaldı! Artık bunun yerine kurum içi iletişim teknikleri kullanılıyor. Bu sayede, herkesin aynı ritimde yürümesini sağlayan canlı bir dinamik oluşturmak mümkün oluyor.

Peki, son derece önemli bir konu olan kurum içi iletişim nedir ve nasıl sağlanır?

Kurum İçi İletişim Nedir?

Bir şirketin çalışanları ile yöneticileri arasında kurulan sözlü ve sözsüz bilgi alışverişi kurum içi iletişim olarak adlandırılır. Sağlıklı bir kurum içi iletişime sahip olmak, şirketin üst düzey yöneticilerinin çalışanlara sadece direktif vermesinden çok daha fazlasını gerekli kılar.

Zira burada tek yönlü bir bilgi akışı yoktur. Daha geniş kapsamlı bir iletişim süreci söz konusudur. Personel gerektiği zaman ekip liderleriyle ve onun da üst kademesinde yer alan yönetim ile kolayca etkileşim kurabilmelidir.

Kurum İçi İletişimin Tarihçesi

Kurum içi iletişim kavramı ilk olarak 1940’lı yıllarda ortaya atılmıştır. Tanıtıldığı ilk yıl, “çalışanları eğlendirme” statüsü ile karşımıza çıkmıştır. Fakat iş dünyasının getirdiği yenilikler zamanla bu kavramın yenilenmesine yol açmıştır. 1950’lerde ise bu statü “çalışanları bilgilendirme” olarak güncellenmiştir.

1950’lerden 1960’lı yıllara kadar tek taraflı bir etkileşim söz konusuydu. İnsan kaynakları departmanı yoktu ve hem müşterilere hem de çalışanlara uygulanması amaçlanan şirket bültenleri vardı. 1970 ve 80’li yıllara kadar bu oldukça yeterliydi; çünkü özellikle dış iletişimin önemi kurum içi iletişimden daha büyüktü.

Ancak 1970 ve 1980’li yıllara gelindiğinde, şirket kültürünün gelişmesi ve çalışan verimliliğinin artması için çalışanlarla kurulacak iletişimin önemi anlaşıldı. Ve bu terim son kez “açık iletişim” olarak güncellendi.

Kurum içi iletişimin son halini alması ise yıllar aldı. Yaklaşık 20 yıl boyunca uygulanan değişikliklerin sayısı arttı. Bunlarla birlikte, günlük yaşama ayak uyduran projelerin hızı, dijitalleşmenin bütün şirkete uygulanması ve yetenekli personeli şirkette tutma gayesi de önem kazandı.

Artık tek taraflı iletişim terk edilmeye başlandı. Bireysel araçları kullanmaktan çekinmeyen, medyasını doldurmak için aynı konuları tekrar eden ve çalışanlarla hiçbir şekilde etkileşim kurmayan yöneticiler ve şirketler terk edildi. Kurum içi iletişimin daha modern hale geldiği ve sosyal statüye evrildiği bir döneme girildi.

Kurum İçi İletişim Neden Önemlidir?

Kurum içi iletişim doğru kullanılır ve uygulanırsa hem çalışana hem de yönetime büyük katkılar sağlar. Şirket şeffaf bir şekilde gelişmeye devam ederken, örgütsel birimlerin bu gelişime katkı sağlamasını teşvik eder. En önemlisi de personelin motivasyon eksikliği yaşamasının önüne geçerek çalışanların şirketle olan bağlılığını güçlendirir.

Kurum içi iletişimin doğru bir şekilde sağlanmasıyla birlikte şirket kültürü, değerleri ve misyonu gibi merkezi unsurlar çalışanlara kolayca aktarılabilir. Fakat bunu yapmak için bazı teknikler uygulamak gerekir. Zira burada kullanılan teknik klasik şirket bültenleri değildir; çok daha fazlasını içeren kapsamlı bir süreci gerektirir.

Bunların yanı sıra, kurum içi iletişimin çeşitli iletişim modelleri ile kapsamlı bir iletişim olanağı sağladığını söylemek mümkündür. İnsan kaynakları birimi için kurum içi iletişim ayrı bir yere sahiptir. Özellikle marka değeri veya aday deneyimi gibi önemli konular söz konusu olduğunda bu terim kilit konumdadır.

Unutmayın ki, hangi pozisyonda olursanız olun, bağlı olduğunuz şirketle aynı dili konuşmak zorundasınız. Çünkü kurum kültürünün ortak bir şekilde anlaşılması ancak ve ancak bununla mümkün olacaktır.

Kurum İçi İletişim Modelleri

Kurum içinde yer alan bütün birimler arasındaki veri akışını gösteren modellere iletişim ağları adı verilir. Ağlar oluşturulurken çeşitli kurum içi iletişim modellerinden yararlanılır. Bu modelleri şu başlıklar altında inceleyebiliriz:

1. Merkezi Model

Merkezi model, klasik kurumların biçimsel yapısını yansıtmak için kullanılır. Otoriter yöneticilerin kullandığı bir modeldir. Bu nedenle de yöneticiler ve çalışanlar arasında iletişim eşitsizliğine neden olmaktadır.

Merkezi modeli kullanan kurumlarda, kararlar yöneticiler tarafından alınır. İnsan kaynakları, ustabaşı veya çalışanlar hangi karara varırsa varsın önemli olan yöneticinin ne dediğidir. Bu model, basit görevler için başarılı bir teknik olabilir. Ancak karmaşık ve ekip üyelerinin dahil edilmesi konularda oldukça başarısızdır.

2. Y Modeli

Kurum içi iletişimin Y modeli az sayıda iletişim kanalına sahiptir. İlk bakışta demokratik bir uygulama olarak görülebilir. Fakat sözde demokratik yapı genellikle kısa bir süre sonra otokratik grup yapısına dönüşmektedir. Liderin etkisi büyüktür, iş tatmini ve iletişimde kullanılan kanal sayısı oldukça düşüktür.

3. Dairesel Model

Bu kurum içi iletişim modelinde belirgin bir lider yoktur. Grup üyelerinden herhangi biri dilediği konuda iletişim başlatabilir. Ekip üyelerinin birbiriyle iletişim kurma olanakları oldukça fazladır. Genellikle eşit statüde olan kişiler arasında kurulan bir iletişim ağıdır. En önemli özelliği son derece demokratik olmasıdır.

4. Serbest Model

Bütün iletişim kanallarının açık bir şekilde kullanıldığı ağdır. Tüm üyeler hiçbir sınırlama olmadan iletişim kurabilir. Merkezileşme mantığı olmadığı için demokratik bir iletişim modelidir.

Kurum İçi İletişim İşlevleri

Kurum içi iletişimin odak noktası yalnızca ekip üyeleri arasında kurulacak olan etkileşim değildir. Bunun dışında birbirinden önemli görevleri de vardır. Bu kurum içi iletişim işlevlerini şu şekilde özetleyebiliriz:

• Bilgi Sağlama İşlevi: Çalışanlar, çalıştıkları kurum ile ilgili bilgilendirilmek ister. Şirket hedeflerini tutturmak ve çalışmaları verimli hale getirmek de personelin öneri ve isteklerine dikkat etmekle mümkündür. Burada kullanılması gereken en önemli kaynak bilgidir. Kurum içi iletişim bu bilgi alışverişinin doğru ve sağlıklı olmasına olanak tanır.
• İkna Etme ve Etkileme İşlevi: Karşıdaki kişinin duygu, düşünce ve davranışlarını istenen biçime gelecek şekilde değiştirme işlevidir.
• Emredici ve Öğretici İletişim Kurma İşlevi: Yöneticilerin görevi yalnızca bilgi vermek değildir. Aynı zamanda personele neyi, ne zaman ve nasıl yapacaklarını bildirirler ve onları yönlendirirler. Bu tarzda kurulan iletişim, personelin görev sorumluluklarını kavramasını ağlar.
• Birleştirme İşlevi: Kurum, farklı kültürlerden gelen onlarca insanın bir arada kalmasını sağlayan bir yapıdır. Bu işlev, yöneticiler ve çalışanlar arasındaki ilişkileri ve çalışanların ekip içindeki ilişkileri iyileştirmeyi hedefler.

Kurum İçi İletişimin Amaçları

Kurum içi iletişimin en önemli amacı, şirket içindeki bilgilerin bütün personele doğru şekilde ulaştırılmasını sağlamaktır. Çünkü şirket bilgisi bütün kurumsal faaliyetlerin temelidir. Bilgiler çeşitli araçlar kullanılarak işlenir. Böylelikle aşağıdaki amaçlar hedeflenir:

• Kurumsal politikaların çalışanlara anlatılması,
• Kurumun yıllık bütçesi ve faaliyetlerinin hem çalışanlara hem de ilgili yöneticilere aktarılması,
• Yeni kullanılacak teknolojiler hakkında bilgilendirilme yapılması,
• Örgütsel bağlılığı artırarak çalışanların kurum tanıtımı yapmasını teşvik etmek,
• Kurumun dış çevreye tanıtımını sağlamak,
• Yapılacak faaliyetler hakkında bütün yönetmelikleri tanıtmak ve personelin yapacağı olası hataları önlemek.

Kurum İçi İletişim Araçları Nelerdir?

Bilgi akışının devamlılığını ve akışını sağlayan çeşitli kurum içi iletişim araçları vardır. Bu araçların kullanımındaki temel nokta, bütün araçların kurumun değerini artıracak niteliğe sahip olmasıdır.

Kurum içi iletişim araçları, kullanıma göre çift yönlü ve tek yönlü olarak iki gruba ayrılmaktadır:

1. Tek Yönlü İletişim Araçları

• Süreli yayınlar
• Broşür
• Bülten
• Kitap
• Basın bülteni
• Kurum panoları
• Radyo ve televizyon
• Afiş
• Dilek kutuları
• Öneri kutuları

2. Çift Yönlü İletişim Araçları

• Danışma büroları
• Yönetici ziyareti
• Toplantılar
• Yüz yüze görüşme

Kurum İçi İletişimi Artırmak İçin Tavsiyeler

Kurum içi iletişim örneklerini incelediğinizde hiçbir etkileşimin tesadüfen olmadığını görebilirsiniz. Bilginin nereye gitmesi gerektiği, hangi  kurum içi iletişim kanallarının kullanılacağı önceden hazırlanmış ve planlanmıştır.

Siz de aynı başarıya ulaşmak için bu tavsiyelerimize uyabilir ve kurum içi iletişimi sağlama konusunda etkili adımlar atabilirsiniz:

• İletişim Şeklinizi Gözden Geçirin: Tek bir iletişim tarzına bağlı kalmak doğru değildir. Bu yüzden, ilk olarak hangi iletişim aracını kullandığınızı ve bundan ne kadar verim aldığınızı bilmeniz gerekir. Bu aşamada, söz konusu iletişim şeklinin herkes için işe yarayıp yaramadığını kontrol etmelisiniz. Bunu kolayca yapmak için anket yönteminden yararlanabilir ve önemli veriler elde edebilirsiniz.
• İletişimi Kolaylaştırmaya Çalışın: İki veya daha fazla iletişim kanalınız olduğunda, işler aniden karışabilir. Ekip üyelerinizin birden fazla platformu kontrol etmesi gerekiyorsa, iletişim için çok fazla zaman harcadıkları anlamına gelir. Bunun yerine, mobil cihaz üzerinden erişilebilen tek bir platformu kullanmayı tercih edebilirsiniz.
• Çalışanlarınızın Fikirlerini Önemseyin: İyi bir lider olmak ve sağlıklı bir iletişim ağı kurmak istiyorsanız, ekip üyelerinin fikirlerini önemsemeniz gerekir. Gerekirse orta düzey yöneticileri diğer çalışanlarla iletişim kurmaya teşvik edebilirsiniz. Örneğin, gündelik sohbetler edebileceğiniz kahve molaları düzenleyebilirsiniz. Bu basit gibi görünse de oldukça etkili bir yoldur.
• Beklentilerinizin Net Olmasını Sağlayın: İş hedeflerinizin ana hatlarını çizerek herkesin rolünün farkına varmasını sağlayabilirsiniz. Yazılı yönergelere veya açıkça belirlenmiş talimatlara sahip olmak herkes için rahatlatıcı olabilir.

Bütün çabalarınıza rağmen kurum içi iletişim kurmakta zorlanıyorsanız uzman yardımı almanız gerekir. Bunun için de çözümü uzaklarda aramayın. Deneyimli kurumsal psikologlarımzın sunduğu kurumsal psikolojik destek hizmetimizden gönül rahatlığıyla faydalanın. Detaylı bilgi almak ve aklınızdaki soru işaretlerini yanıt bulmak için de hemen bize ulaşın!