Çalışan Verimliliği Nasıl Artırılır? Verimlilik Artırma Yöntemleri

Günümüzde iş yerlerinin devamlı başarı elde etmeleri için çalışan verimliliğini maksimum düzeye çıkarmaları kritik bir öneme sahiptir. Peki, çalışan verimliliği nasıl artırılır? Personel verimliliğini optimum düzeye çıkarmak için neler yapılmalıdır?

Öncelikle, bu verimliliği mümkün kılabilmek için etkili bir liderlik ve yönetim anlayışıyla birlikte çeşitli stratejik yaklaşımlar kullanarak, iş gücü potansiyelini en üst düzeye çıkarmak gerekir.

Açık iletişim kurmak, eğitim ve gelişim fırsatları sunmak, hedefler belirlemek, teknolojik araçların kullanımı, esnek çalışma modelleri ve sağlam bir iş yeri kültürü, çalışanların verimliliğini artırmak için en sık başvurulan yöntemlerdir.

Fakat bunlar sadece buz dağının görünen kısmı! Peki, görünmeyen kısmında neler var? Dilerseniz, vakit kaybetmeden bu konuyu tüm detaylarıyla mercek altına alalım.

Çalışan Verimliliği Nedir?

Bir iş en kısa sürede ve maksimum potansiyelde yapıldığı zaman ‘’verimli’’ olarak değerlendirilir. Çalışan verimliliği de buna benzer bir kavramı ifade eder. Bir işletme bünyesinde bulunan çalışanların belirli bir zamanda ne kadar etkili bir şekilde çalıştığını ölçer. Bu kavram, genellikle iş süreci, proje yönetimi ve genel performans değerlendirilirken kullanılır.

İşletmelerin diğer işletmelerle rekabette öne çıkabilmeleri bakımından personel verimliliği oldukça önem taşır. Verimliliği artırmak adına organizasyonlar çeşitli stratejik planlar yürütmelidir.

Liderlik yaklaşımlarını iyileştirmek, eğitim ve gelişim programları düzenlemek, teknolojiden faydalanmak ve güçlü bir şirket kültürünün altyapısını hazırlamak, verimliliği artırmak için mühimdir.

İş Yerinde Üretkenlik Ne Demek?

İş yerinde üretkenlik; çalışanların belli bir zaman dilimi içerisinde ortaya çıkardıkları iş çıktısı ya da hizmetin, kullanılan kaynaklara göre ne kadar etkili ve verimli olduğunu ifade eden bir kavramdır. İş sürecinin düzenli, hızlı, etkin ve düşük maliyetli bir şekilde yürütülüp tamamlanmasını içerir.

Bir performans metriği olarak nitelendirebileceğimiz bu kavram; üretkenlik, çalışanların görevlerini daha verimli tamamlaması ve işletmenin hedeflerine daha hızlı ve etkili bir şekilde ulaşması şeklinde özetlenebilir. Tüm bunlar, şirketin rekabet avantajını artıracak başlıca unsurlardır.

Çalışan Verimliliğini Etkileyen Faktörler

Personel verimliliğini etkileyen pek çok faktör vardır. İşletme içindeki sosyal ve kültürel dinamikler, çalışanların motivasyonu ve iş süreçleri gibi çeşitli unsurların yanı sıra çalışan verimliliğini etkileyen faktörler şu şekilde sıralanabilir:

• Çalışma ortamı
• Motivasyon
• Emek ve karşılık durumu
• Maddi karşılık
• Çalışma temposu ve süresi
• Çalışma imkanları
• Çalışanlar arası ilişkiler
• Sanal aylaklık
• Dikkat dağınıklığı
• Şeffaflık ve açıklık
• Adil davranmak
• Başarılı lider seçimi
• Empati
• Açık iletişim

En Verimli Çalışma Teknikleri

Hedeflere daha hızlı ulaşmak ve projeleri daha kısa sürede tamamlamak için verimli çalışma tekniklerine başvurmanız son derece doğaldır. Gerek ofiste, gerek evden çalışırken, gerekse de dışarıda çalışırken dikkatini yaptığı işe odaklayabilen bir çalışan, her ortamda verim sağlayabilir.

Bunun için yapılması gereken, öncelikle çalışanın bir öncelik sıralaması belirlemesidir. Görevlerini önem sırasına göre düzenleyen çalışan bir işi bitirmeden diğerine başlamamalıdır. Zira geniş kapsamlı projelere odaklanmak, işin büyük bir bölümünün tamamlanmasına yönelik potansiyel getiriyi artırır.

Bunun dışında verimli çalışmak için şu teknikler uygulanabilir:

• Çalışma sürelerini, belirli zaman dilimlerinde kesintisiz bloklara ayırarak yoğun bir odaklanma sağlanabilir. Bu süre zarfında, tek bir göreve odaklanmak ve dikkat dağıtıcı faktörleri ortadan kaldırmak, yapılan işi daha verimli hale getirecektir.
• İş yüküne ve becerilere uygun olan görevleri kabul etmek, aşırı yükten kaçınmanın ve daha verimli çalışmanın bir yolu olabilir.
• Görevleri aşamalara ayırarak, her aşamada yapılması gerekenleri belirlemek daha faydalı çalışmayı beraberinde getirir. Bu yöntem sayesinde, büyük projeleri daha yönetilebilir ufak parçalara ayırmak ve her adımda etkili bir planlama yapmak mümkün olacaktır.
• Aynı anda birden fazla görevle uğraşmak yerine tek bir işe odaklanmak çalışanın enerjisini doğru bir şekilde kullanmasını sağlar. Zira çoklu görevlerle meşgul olmak, özellikle birbiriyle ilgisiz görevlerle uğraşmak, dikkat dağınıklığına yol açar ve verimliliği düşürür.

Verimlilik Artırma Stratejileri Nelerdir?

Her çalışanın aynı şekilde çalışamayacağı su götürmez bir gerçektir. Bunun nedeni, her çalışanın farklı çalışma prensiplerine sahip olmasıdır. Yine de bir çalışma ortamında ortak çalışma stratejileri geliştirmek mümkündür.

Bu verimlilik artırma stratejilerine örnek verecek olursak;

• Mesela sanal ofis kullanımı, çalışanlara daha esnek bir ortam sunarak verimliliği artırmanın etkili bir yoludur. Ya da fiziki bir çalışma ortamı sunan şirketler için de iş yerinde verimlilik oldukça önem taşır.
• Kişiye özel belirli bir alan veya masa kullanmak çalışmaya odaklanmayı kolaylaştırabilir. Bu da doğal olarak personel verimini yükseltebilir. İş ortamında kullanılan alanın ve mobilyaların konforu da çalışanların verimliliğini artıracaktır.
• Yine çalışma ortamında hafif bir müzik gibi unsurların bazı insanlar için odaklanmayı artırmada yardımcı olabileceği unutulmamalıdır. Çalışma ortamına eklenecek dekoratif unsurlar da verimliliğe katkı sağlayacaktır. İş yerinde bu tür iyileştirmelerin yapılması çalışan memnuniyetini de maksimum seviyeye çıkarır.
• Kısa ve odaklı toplantılar düzenlemek de uygulanan bir başka stratejidir. Ana konulara odaklanarak belirli bir gündemle toplantıyı yönetmek, çalışanların görevleri daha iyi anlamalarına ve süreçlerin daha verimli ilerlemesine katkı sağlayacaktır.
• Çalışanların sürekli çalışması gerektiğini düşünmek de yanlıştır. Uzun süreli, kesintisiz çalışma yerine belirli aralıklarla mola hakkını kullanmak dikkati taze tutacaktır. Ayrıca çalışanların, görevlerine odaklanmak yerine sosyal medyada oyalanmasının da önüne geçecektir. Moladan dinlenmiş şekilde dönen çalışan her çalışma oturumunda daha fazla ilerleme kaydedecektir.

İş Akışı Optimizasyonu Nedir ve Nasıl Yapılır?

İş süreçlerinin yüksek verimli ve etkili bir şekilde yürütülebilmesi adına tasarlanması ve yönetilmesi iş akışı optimizasyonu olarak tanımlanır.

Bu optimizasyon süreci; bir işin verimliliğini artırmak, maliyetini azaltmak ve daha başarılı sonuçlar elde etmek için yapılan bir dizi stratejik ve sistematik girişimi içerir. Adım adım izlenmesi gereken zincirleme süreçlerden oluşur.

Bu süreçler kısaca şunlardır:

• İlk adım olarak mevcut iş akışı ayrıntılı bir şekilde analiz edilmelidir. Hangi adımların gereksiz olduğu, sürecin hangi noktalarda gecikmeye maruz kaldığı ve iyileştirmeye ihtiyaç duyulan alanlar belirlenmelidir.
• Tespit edilen zayıf noktalara yönelik hedefler belirlenmelidir. Mesela hızlı teslimat, düşük maliyet veya yüksek kalite gibi spesifik hedeflere odaklanmak iyileştirme konusunda katkı sağlayacaktır.
• İş akışını haritalayarak tüm adımları ve etkileşimler açıkça görselleştirilmelidir. Bu, süreç içindeki gecikmeleri ve gereksiz adımları belirlemek adına önemli bir adımdır.
• Gereksiz adımları çıkararak iş akışının basitleştirilmesi gerekmektedir. Bu, sürecin daha etkili ve hızlı olmasını sağlar.
• İşleri paralel olarak yürütmek veya bazı adımları eş zamanlı olarak gerçekleştirmek süreci hızlandıracaktır. Bu, etkin iş planlaması için görevlerin dengeli bir şekilde dağıtılmasını sağlar.
• İş akışını teknolojik araçlarla destekleyerek, özellikle tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek verimlilik artırılabilir.
• İş akışında yapılan güncellemeleri veya değişiklikleri tüm çalışanlara anlaşılır şekilde iletmek ve gerekli eğitimleri sağlamak, sürecin etkili bir şekilde uygulanmasına yardımcı olur.
• Sürecin düzenli olarak izlenmesi ve performans verilerinin analiz edilmesi hangi alanlarda daha fazla iyileştirme yapılabileceğinin belirlenmesine katkı sağlar.
• İş akışını sadece bir kere güncellemek yeterli gelmeyebilir. Sürekli olarak sürecin gözden geçirilmesi, geri bildirimlerin değerlendirilmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılması gerekir.
• Son olarak, çalışanların geri bildirimleri ve önerileri dikkate alınarak iş akışının optimize edilmesi, sürecin daha verimli bir hale gelmesini sağlayacaktır.

Çalışan Verimliliği Nasıl Ölçülür?

Personel verimliliğini ölçmek için pek çok yöntem vardır. Çalışan verimlilik analizi, şirketlerin çalışan performanslarını değerlendirmelerine ve iyileştirme fırsatlarını belirlemelerine katkı sağlayacaktır.

Çalışan verimliliği hesaplaması ise şu şekilde yapılabilir:

• Çalışanların belirlenen hedeflere ne kadar sürede ulaştığının değerlendirilmesi.
• Düzenli performans değerlendirmeleri yapılarak çalışanların güçlü yanlarının ve geliştirilmesi gereken alanların belirlenmesi.
• İş süreçlerinin analiz edilmesi.
• Yürütülen ya da tamamlanan projelerin başarı ölçütleri.
• Personelin ortaya çıkardığı işlerdeki kalite ve hata oranının ölçülmesi.
• Çalışan bağlılığının ve devamlılığının gözlemlenmesi.
• Çalışanların eğitim ve kendini geliştirme süreçlerinin izlenmesi.

Personel verimliliği nasıl ölçülür sorusunun cevabını bu adımları izleyerek bulmak mümkündür. Ancak çalışan verimliliğini ölçme sürecinin şirkete özgü olduğu unutulmamalıdır. Zira bu adımlar, şirketin özel ihtiyaçlarına ve hedeflerine göre özelleştirilebilir.

Çalışan Verimliliği Nasıl Artırılır?

Çalışan verimliliğini artırma yöntemleri söz konusu olduğunda, şirketin genel performansını anlamak ve iyileştirmeler yapmak oldukça önemlidir. İş yerinde verimliliği artırmak için düzenli denetimler yapılmalı ve denetimlerin sonuçlarına göre iyileştirme yoluna gidilmelidir.

Bunun haricinde, personel verimliliğini artırmak için şu yöntemlere başvurulabilir:

• Ölçümleme: Günlük ve haftalık raporlar aracılığıyla çalışanların yaptıklarının kayıt altında olduğunu bilmeleri, daha düzenli ve dikkatli çalışmalarını sağlayacaktır.
• İç Denetleme: İş yerinde disiplinin sağlanması adına çalışanların görevlerini yerine getirip getirmediği denetlenmelidir.
• Kurum İçi Etkinlikler Düzenleyerek İletişimi Kuvvetlendirmek: Kaynaşmanın olmadığı bir çalışma ortamında çalışanlar bir ekip olarak çalışamaz ve iletişim kopuklukları olur. Bunu önlemek adına çalışanları bir araya getirecek etkinlikler düzenlemek önemlidir.
• Süreç Planlaması Yapmak ve Kayda Geçirmek: Aylık, haftalık ya da günlük planlamalar yaparak belirlenen hedeflere ne kadar sürede ulaşıldığını gözlemlemek mümkündür.
• Haftalık veya Aylık Olarak İyileştirme: Ortaya çıkan raporlar ve çalışan geri bildirimleri sonucu iyileştirmeler yapılarak verimlilik artırılabilir.
• Seiwet ABC Analizi Yapmak: Bu analiz, işleri önem sırasına göre sıralayarak zamanı en doğru şekilde kullanmanızı sağlayacaktır.
• Teknolojik Araçlardan Yararlanmak: Anlaşılabilir ve kolay kullanılabilir teknolojik araçlar, çalışanların verimliliğini artıracaktır.

Gördüğünüz üzere, çalışan verimliliğini artırmak için uygulayabileceğiniz birçok yöntem mevcuttur. Bu yöntemleri uygularken işin uzmanından yardım almanız hayati öneme sahiptir. Eğer siz de bu süreçlerde kurumsal psikolojik danışmana ihtiyaç duyarsanız bizimle iletişime geçebilirsiniz!