Zaman Yönetimi Nedir? Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

Çoğu zaman bütün işleri tamamlamak için yeterli zaman yokmuş gibi gelir. Oysa gün herkes için yirmi dört saattir. Kimileri zamanını diğer insanlara göre daha verimli kullanırken kimileri ise işlerin bir türlü yetişmemesinden yakınır. Genellikle kasıtlı olmayan bu durum, aslında sadece kötü zaman yönetiminin bir sonucudur.

Kariyeriniz, çocuklarınız ve diğer yükümlülükleriniz göz önüne alındığında hayatınızı zenginleştiren faaliyetlere nasıl uyum sağlayabilirsiniz? Elbette zaman yönetimi teknikleri konusunda kendinizi geliştirerek!

Birbirinden farklı teknikleri öğrenerek daha mutlu ve daha üretken olma yolunda önemli bir adım atabilirsiniz. Siz de hazırladığımız bu içerikteki tavsiyelerimizi dinleyerek, bunalmış ve yetersiz hissetmeye elveda diyebilirsiniz. Doğru zaman yönetimi teknikleriyle hayatınızı yeniden organize etme zamanı geldi!

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, neyi ne zaman yapacağınıza dair kararlar vermekle ilgili bir kavramdır. Planlamak, organize etmek ve kontrol etmek gibi üç temel aşamadan oluşur. Birden fazla sorumluluk alanınız varsa; ayrıca odaklanmış ve üretken kalmak için bir yol arıyorsanız, bakmanız gereken ilk şey etkili zaman yönetimidir.

Hedef odaklı faaliyetleri sürdürmekten hoşlanıyorsanız ve hedefinize tam zamanında varmak istiyorsanız zamanınızı etkili yönetmeyi alışkanlık haline getirmelisiniz.

Eğer gününüzün birçok saatini verimli ve üretken ruh halinde geçiriyorsanız birçok kişi nasıl başardığınızı soracaktır. Cevap oldukça basit; sadece birbirinden farklı zaman yönetimi tekniklerini kullandığınızı söyleyebilirsiniz.

Etkili Zaman Yönetimi Neden Gereklidir?

Zaman yönetimi, verimliliği ve üretkenliği artırmak için kazanılması gereken çok önemli bir beceridir. Tempolu iş dünyasında veya kişisel yaşam dünyasında zamanı etkili şekilde yönetmek, hedeflere ulaşmak için oldukça gereklidir.

Birbirinden farklı sorumluluklara nasıl zaman ayrılacağını organize etmek ve planlamak, yüksek stresli durumlarla karşı karşıya kalındığında bile sorunları hızlıca çözmenize yarar. Etkili zaman yönetimi teknikleri geliştirmek, kişiyi pek çok yönden olumlu şekilde etkiler.

Zaman yönetimi becerilerini geliştiren kişiler aşağıdaki avantajlara da sahip olur:

• Günlük programınızda aksaklık yaşamazsınız.
• Daha iyi bir iş – yaşam dengesi oluşturursunuz.
• Yüksek kaliteli, odaklanmış işler başarırsınız.
• Ertelemeyi azaltarak hedeflerinize daha kolay varmış olursunuz.
• Görev ve sorumlulukları yönetme yeteneğiniz gelişir.
• Üretkenliğe bağlılığınız arttıkça kariyerinizde ilerleme fırsatı yakalarsınız.
• Bütün işlerinizi vaktinde hallettiğiniz için en sevdiğiniz hobilere yeterince zaman ayırabilirsiniz.

Zaman Yönetimi Teknikleri

Zaman yönetimi, önceliklerinizi belirlemeyi ve zamanınızı etkili bir şekilde kullanmanızı kolaylaştıracak çeşitli stratejiler ve teknikler içerir. Bu stratejilerin temel amacı ise üretkenliği ve verimliliği optimize etmektir. Birbirinden farklı zaman yönetimi yaklaşımlarını öğrenerek iş ve kişisel hayatınızda başarılara imza atabilirsiniz.

Peki, en çok bilinen teknikler hangileridir? Dilerseniz, hemen incelemeye başlayalım.

Kanban Tekniği

Hangi alanda olursa olsun bütün insanların bir hedefi vardır. Varış noktası olarak belirlediğiniz hedefe varmak için, tam olarak hangi aşamada olduğunuzu bilmeniz gerekir. Kanban tekniğinin devreye girdiği nokta tam olarak burasıdır.

Bu yaklaşımı benimseyerek hedeflerinize varırken hangi aşamalardan geçtiğinizi görselleştirebilirsiniz. Böylece karşınıza çıkabilecek engelleri önceden öngörerek çalışma stilinizi düzenleyebilirsiniz.

Kanban yaklaşımı, yapılan her aşamayı farklı sütunlara ayırmıştır. Örneğin;

• Başlatılmadı
• Başlatıldı
• Devam ediyor
• İnceleniyor
• Hazır

Yukarıda belirtilen durum – bildirim sözcüklerine görevler atayabilirsiniz. Daha sonra hangi aşamada olduğunuzu görebilir, engelleri belirleyebilir ve doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için incelemelerde bulunabilirsiniz.

Pomodoro Tekniği

Pomodoro tekniği, Francesco Cirillo tarafından yaratılmıştır. Bu teknik ”Çalış – Mola Ver – Çalış” şeklinde ilerlemektedir. Sorumluluklarınız arasında mola ve dinlenmenin teşvik edildiği teknik, soluk almanıza ve ertelemeyi önlemenize yardımcı olabilir.

Bu tekniğe göre, 25 dakika çalıştıktan sonra 3 – 5 dakikalık nefes molası vermeniz gerekir. Ortalama dört kez tekrar ettikten sonra 15 – 30 dakikalık daha uzun bir molaya çıkabilirsiniz. Bu tekniği gün boyunca devam ettirmek odaklanmanızı ve verimliliğinizi artıracaktır.

Eisenhower Matrisi

Dwight Eisenhower tarafından bulunan teknik, görevleri kategorize etmeye dayanıyor. Bu sayede önem derecelerini anlayabilir ve hangi işe başlamanız gerektiğine daha çabuk karar verebilirsiniz.

Günümüzde popülerliğini korumaya devam eden teknik, işleriniz arasından en önemli olanları görselleştirmenize yardımcı olmaktadır.

Etkili zaman yönetimi metotları arasında oldukça popüler olan bu yaklaşım, görevlerinizi şu kategorilere bölmeyi içerir:

• Acil ve Önemli: Bütün işlerinizden önce halledin.
• Acil Değil Ama Önemli: En kısa sürede bitirmeye gayret edin.
• Acil Ama Önemli Değil: Önemli işleriniz bittikten sonra bu göreve dönebilirsiniz.
• Acil Değil ve Önemli değil: Boş kaldığınız vakitte dönüş yapabilirsiniz.

Düzenli Not Almak

Yapmanız gereken işler uzuyorsa bütün hepsini akılda tutmak zorlayıcı olacaktır. Görevleri, projeleri daha verimli bir şekilde düzenlemek için düzenli not alma tekniğini de kullanabilirsiniz.

Renkli kağıtlar kullanarak yazdıklarınızın dikkat çekici olmasını sağlayabilirsiniz. Eğer not almanıza rağmen unutuyorsanız yapışkanlı minik not tutucuları almayı düşünebilirsiniz. Böylece, öncelik vereceğiniz işleri daima göz önünde tutarak ertelemeden halletmiş olursunuz.

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Etkili zaman yönetimi uzun vadeli çalışmaların bir sonucudur. Zaman yönetimi tekniklerini dikkatle incelemek ve hangilerinin sizin için işe yarar olduğunu tespit etmek için vakit ayırmanız gerekir.

Hemen doğru yaklaşıma erişemeyebilirsiniz; ancak her denemede kendiniz ve becerileriniz hakkında daima yeni bir şeyler öğrenebileceksiniz.

Hedeflerinizi belirlemek ve zamanınızı iyi yönetebilmek için aşağıdaki ipuçlarını takip edebilirsiniz:

• Hedeflerinizi Doğru Belirleyin

Rutin görevler dışında odaklanmanız gereken hedefleriniz var mı? Eğer bu soruya cevabınız ‘’Evet’’ ise hedef ayarınızı doğru yapmanız gerekir. Örneğin, hemen ulaşamayacağınız bir varış noktası için kısa bir zaman dilimi kullanmaktan kaçınmalısınız.

• Öncelik Belirleyin

Kabul edelim ki birçok işe birden koşturuyorsunuz. İtiraf etmekte zorlansanız dahi yoruluyorsunuz ve bu karmaşa içerisinde bir sakinlik arıyorsunuz. Dinginliği ve verimliliği geri kazanmak için karmaşayı sınırlandırmayı ve önceliklendirmeyi deneyebilirsiniz. İşlerinizi aciliyet durumuna göre ayırın ve en acil olandan başlayın.

• Zaman Sınırlaması Yapın

Yapmak zorunda olduğunuz işler için kendinize bir zaman sınırı koyun. Patronunuz, aileniz veya yakınınızda herhangi biri iş için süre vermemiş olsa dahi siz verilmiş gibi hareket edin.

• Ara Vermekten Kaçınmayın

Ne işle meşgul olursanız olun zihninizi ve bedeninizi dinlendirmeniz gerektiğini unutmayın. Molayı işinizin bir parçası haline getirerek bu sürede size iyi gelecek şeyler yapmaya gayret edin. En sevdiğiniz kahveyi yudumlamak veya kısa bir doğa yürüyüşüne çıkmak üretkenliğiniz için de etkili olacaktır.

• Hayır Demeyi Öğrenin

Bu yalnızca etkili bir zaman yönetimi tekniği değildir, aynı zamanda hayatınız boyunca uygulamanız gereken bir yöntemdir. Ruh sağlığı uzmanları hayır diyemeyen insanların anksiyete gibi rahatsızlıklara daha sık yakalandığını vurguluyor. Hayır demek istediğiniz ama diyemediğiniz her iş sizi bunalmış ve eksik hissettirir. Bu nedenle işinize odaklandığınız zaman ekstra olabilecek her şeye hayır demeyi öğrenmelisiniz.

• Dikkat Dağıtıcı Etkenlerden Uzak Durun

Dikkat dağıtıcı unsurlar işlerinizi yapmanızı engelleyebilir. Bu en sevdiğiniz kişi olabileceği gibi takılmaktan asla sıkılmadığınız bir web sitesi dahi olabilir. Çalışma saatlerinde dikkatinizi dağıtabilecek her şeye sınırlama getirebilirsiniz.

• Birden Fazla Görev Üstlenmeyin

Tek bir iş yerine birkaç işi halletmeye çalışmak popüler inanışın aksine, size zaman kazandırmaz. Aksine sizi yavaşlatır. Bu nedenle görevlerinizi sıraya koyarak önem derecesine göre halletmek çok daha mantıklı olacaktır.